Bí quyết Thương mại điện tử: 36. Làm thế nào để viết một bức thư điện tử có hiệu quả và phương pháp nào là hợp lý khi liên lạc qua mạng Internet?

36.    Làm thế nào để viết một bức thư điện tử có hiệu quả và phương pháp nào là hợp lý khi liên lạc qua mạng Internet?

Ưu điểm lớn nhất của thư điện tử và liên lạc trên mạng là tiết kiệm được chi phí. Khi các dịch vụ trên mạng của doanh nghiệp đã được xác lập thì chỉ cần phải trả rất ít tiền hoặc không mất gì cả để liên lạc qua e-mail, khác với trường hợp sử dụng điện thoại, fax và telex. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng e-mail vào phần lớn các liên lạc không chính thức, gởi các bản ghi nhớ, thông báo, báo cáo, bản tin, hỏi mua, chào bán... Phần lớn các dữ liệu được tạo ra khi sử dụng các phần mềm destop thông thường đều có thể gửi qua e-mail. E-mail có thể sử dụng để truyền văn bản, dữ liệu, đồ hoạ, âm thanh và video. Những điểm chính của cấu trúc thư điện tử trình bày dưới đây sẽ giúp người đọc nắm được và quản lý việc sử dụng thư điện tử như một công cụ liên lạc.

Tại dòng có chữ To: đề địa chỉ thư điện tử của người nhận.

Tại dòng Subject: nên viết ngắn gọn, sử dụng các động từ chủ động, đưa các thông tin chủ yếu về nội dung thư. Rất nhiều người đọc quyết định có đọc thư hay không chỉ dựa trên cơ sở của dòng này. Nếu thư không được giới thiệu rõ ràng từ đầu, không chỉ làm mất thời gian của người nhận mà còn có thể làm mất cơ hội thông báo những ý kiến của mình. Nếu có thể, nêu những điểm quan trọng nhất về bức thư của mình với vài từ trên dòng subject, (không nhiều hơn 4 hoặc 5 từ, thì bức thư sẽ có hiệu quả hơn).

Ví dụ, một thư điện tử trong mục subject có đề là “thời gian họp nhân viên” hoặc “mời họp” sẽ gây rắc rối cho tất cả mọi người vì phải mở ra để đọc. Thay vào đó nếu viết là “họp nhân viên, 2:0pm, thứ năm”, mọi người sẽ hiểu ngay nội dung thư nói gì. Các chi tiết về địa điểm, thành phần có thể không phải là nội dung chính vì mọi người trong công ty đều biết và có thể để ở phần nội dung thư.

Ngoài ra, cần chú ý xem lại các đối tượng trả lời tự động (automatic “reply” subjects). Bức thư được gởi đi gởi lại vài lần thì chủ đề trao đổi thường đã khác xa so với nguyên gốc ban đầu. Vì vậy, nên thay đổi nội đung của dòng subject phù hợp với nội dung mới nhất.

Dòng CC: hoặc “cácbon copy” cho phép gửi một bản sao bức thư tới những địa chỉ khác.

BCC: là viết tắt của “blind carbon copy”- cho phép gửi bản sao một bức thư cho người khác mà không cho người nhận có địa chỉ ghi ở dòng To biết người gởi đã làm điều đó. Đối với những thư cần gửi đi nhiều nơi nên sử dụng đặc điểm BCC này để gửi cho từng người nhận để họ không mất thời gian đọc hết tất cả các địa chỉ được đề ở dòng To:

Khi gửi thư điện tử chỉ gửi các bản sao tới những người cần phải đọc. Bạn hàng của doanh nghiệp có thể nhận được nhiều thư hơn bản thân doanh nghiệp vì thế cần phải xem xét cẩn thận liệu có cần gửi thư đến cho họ không. Cần phải nghĩ rằng cố gắng gửi thư của mình có thể bị người khác không quan tâm hoặc vô nghĩa, thậm chí tệ hơn, có thể coi là gây khó chịu hoặc làm mất thời giờ của người đọc.

- Nêu rõ tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (có cả mã nước) và địa chỉ e-mail trong tất cả các giao tiếp. Có thể tạo ra chữ ký tự động để vào cuối thư để không phải gõ lại mỗi khi gửi thư.

- Cần phải đảm bảo thư được viết rõ ràng, không dùng những câu chữ có thể gây ra sự hiểu lầm, giải thích các từ viết tắt, kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Không dùng quá nhiều những từ thân mật, suồng sã trong một bức thư. Mặc dù thư điện tử là một công cụ giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng và không trang trọng, song mọi người đều cho rằng rất khó chuyển tải ý định của mình một cách chính xác khi viết so với trường hợp đối thoại trực tiếp. Nếu người đọc không nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt người gửi họ có thể coi những lời đùa cợt của bạn là không nghiêm chỉnh và tệ hơn nữa họ có thể bực mình. Những nhận xét cáu kỉnh của người gửi cũng có thể có tác dụng mạnh khi viết hơn khi nói chuyện trực tiếp và cũng có vẻ giận giữ hay mỉa mai hơn. Vì vậy cần thực hiện nguyên tắc “lịch sự” khi viết thư điện tử. Sau khi đã bấm nút gửi đi, rất khó có thể rút lại lời của bạn hoặc làm nó dịu đi sau khi suy nghĩ lại.

- Nếu muốn người đọc làm gì đó phải nêu ngay ở đầu thư. Nếu người gửi cần trao đổi công việc với nhiều người, nên viết công việc từng người tại từng phần riêng biệt.

- Trả lời ngay các thư nhận được, thông thường trong vòng 24 giờ. Sử dụng chức năng “trả lời tự động” khi vắng mặt để người gửi thư đến biết khi nào bạn quay về hoặc người thay thế khi bạn đi vắng.

- Không nên dùng chữ in (capital letter) vì điều đó tương đương với việc quát tháo người nhận.

- Tránh gửi các fiie đính kèm hoặc các hình ảnh đồ họa phức tạp vì chúng có thể tốn nhiều thời gian để lấy ra. Nếu cần thiết gửi file đính kèm, phải đảm bảo người nhận có phần mềm chung để đọc. Để gửi các văn bản, tốt nhất nên dùng format RTF (rinh text format). Đối với các loại đồ họa, nên sử dụng các file kiểu JPEG hoặc GIF, RTF. JPEG và GIF giúp cho việc giảm độ lớn của các file gửi đi rất nhiều.

- Thận trọng khi mở các file được gửi đến nhiều vì chúng có thể chứa các loại virus phần mềm gây nguy hại nghiêm trọng cho hệ thống máy tính của người nhận. Để bảo vệ các hệ thống máy tính cần:

+ Xây dựng phần bảo vệ khỏi virus xâm nhập.

+ Cài đặt phần mềm chống virus làm việc tự động thường xuyên.

+ Khi nhận được thư điện tử có phần fiie gửi kèm theo, không mở ngay trong hệ thống e-mail mà ghi vào ổ đĩa cứng. Khi mở file này, phần mềm tìm diệt virus sẽ tự động tìm và sử lý virus nếu có.

Bên cạnh e-mail, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang phương thức giao tiếp theo thời gian thực tế thông qua mạng Internet. Các ứng dụng như IRC (Internet Relay Chat) và VOIP (Voice over Internet Protocel) cho phép các doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng ngay lập tức. Rất nhiều công ty cung cấp miễn phí dịch vụ này, trong đó có AOL, Human Click, Live Person, MCI WorldCom và Yahoo.

Internet Relay Chat là một hệ thống sử dụng các cuộc thảo luận theo thời gian thực tế được tiến hành trên các “kênh” dành riêng cho các đối tượng đặc biệt. Thí dụ VOIP sử dụng Internet như một công cụ truyền các cuộc gọi điện thoại.

 

( Nguồn: Sưu tầm trên internet //intracen.org )

Bài thuộc chuyên đề: Bí quyết Thương mại điện tử