Kevin Hakman: Hướng dẫn thực hiện lập kế hoạch thương mại điện tử cho doanh nghiệp, cá nhân

Bài 1 - Lập kế hoạch

1. Khởi đầu

Giả sử rằng bạn đang làm việc cho Tập đoàn Chíp máy tính, nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm bộ nhớ của máy tính. Sau khi lĩnh vực công nghệ này trải qua sóng gió, Giám đốc Điều hành của tập đoàn bạn tỏ ra kiên quyết hơn bao giờ hết trong việc giành chiến thắng trong cạnh tranh. Do đó, ông ta triệu tập Ban giám đốc, và sau một cuộc tranh luận nảy lửa và kéo dài, họ gọi bạn tới và bảo bạn rằng họ muốn mở cyberdoor của Tập đoàn trong vòng sáu tuần. Và họ cho rằng sáu tuần là quá nhiều. Vì xét cho cùng, con gái vị Giám đốc Điều hành đã xây dựng một cửa hàng trực tuyến chỉ trong vòng chưa đầy ba tuần, và bán các búp bê Beanie để kiếm tiền đi học đại học. Ban Giám đốc cùng phụ họa “Thế nên, chắc chắn là chúng ta có thể bán chíp bộ nhớ RAM của chúng ta trong khoảng thời gian ngắn hơn, đúng không? Và anh biết đấy, bán thẳng cho khách hàng?”

Đừng lo! Sáu tuần có vẻ là hơi ngắn, đó không phải là chỉ trong vòng 24 giờ. Với kế hoạch hợp lý và may mắn, bạn có thể làm được. Vậy hãy bình tĩnh và trả lời họ: “Tôi sẽ cố” rồi sau đó đăng ký ngay tên miền ramforless.com với Network Solutions hay với một cơ quan đăng ký tên miền khác. (Thực ra bạn có thể nghĩ ra một tên miền cho riêng mình, vì ramforless.com đã được dùng trong bài giảng này). Thế là xong, bạn hãy thở thật sâu và hãy đọc tiếp toàn phần bài giảng này. Chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có. Lập kế hoạch trước không chỉ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong quá trình thực hiện mà còn giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn khi bạn chọn giải pháp thương mại điện tử thích hợp cho công ty của mình.

2. Có rất nhiều cách lột da một con mèo

Trước khi bạn có thể chọn một cách tạo dựng đúng cho doanh nghiệp thương mại điện tử của mình, bạn phải quyết định xem bạn phải làm gì để trở nên cạnh tranh về trực tuyến.

Gần như chắc chắn rằng bạn cần một vài phần mềm giúp bạn quản lý sản phẩm, các chương trình khuyến mãi, khách hàng và đơn đặt hàng của họ. Bạn cũng cần có thêm một số chương trình để giải quyết các vấn đề thuế, giao hàng và thực hiện thanh toán đơn đặt hàng.

Một số giải pháp phổ biến được phát triển trong mấy năm qua cho phép bạn ghép nối với các phần mềm khác để thực hiện những nghiệp vụ phức tạp về thuế, những chọn lựa về giao hàng cũng như các hình thức thanh toán phổ biến. Mỗi lựa chọn có những ưu và nhược điểm riêng.

Những giải pháp như Yahoo’s Stores tạo sẵn cửa hàng. Bạn chỉ cần chọn một thiết kế rồi đưa sản phẩm của bạn vào: Bạn đã sẵn sàng kinh doanh rồi đấy.

Các ứng dụng khác như là Intershop (các ứng dụng này được cung cấp cho một loạt các đối tác đăng cai của Intershop) cho phép bạn thay đổi các mẫu chuẩn thường đi kèm với phần mềm tổng thể, nhờ đó mà bạn có thể tùy biến bộ mặt cửa hàng của bạn. Các giải pháp này còn giúp bạn mở rộng các tính năng và hành vi có sẵn trong mẫu giống như là bạn có thể “nói” được ngôn ngữ ứng dụng của chúng.

Cũng có các giải pháp khác vận hành giống như nền tảng ứng dụng thương mại điện tử hơn. Những giải pháp này bao gồm Site Server Enterprise của Microsoft, dựa trên công nghệ ASP (Active Server Page) của Microsoft, hay engine ứng dụng Coldfusion với CFML (Coldfusion markup language) của Macromedia, giải pháp WebSphere của IBM và các platform thương mại điện tử cao cấp khác như Broadvision, Blue Martini hay Commerce One.

Hầu hết các giải pháp nói trên đều dựa vào các phần mềm thương mại điện tử như là CyberCash hay OpenMarket trong việc xử lý thanh toán, Taxware để tính thuế, và Tandata để cập nhật thông tin về sản phẩm tung ra thị trường. (Chúng ta sẽ xem xét kỹ việc ghép nối trong bài 3 và các giải pháp phần mềm trong bài 4).

Nhưng giải pháp nào là phù hợp với công ty bạn? Để tìm ra câu trả lời, bạn cần phải có một bản kế hoạch.

3. Những kế hoạch được bố trí tốt nhất

Thật khó nhận biết được giải pháp công nghệ nào phù hợp với công ty bạn trừ khi trong tay bạn có một danh mục chi tiết những yêu cầu mà dựa vào đó bạn có thể tiến hành so sánh các giải pháp. Vì vậy, trước khi lựa chọn một platform thương mại điện tử, bạn phải quyết định xem muốn chuyển tải kinh nghiệm gì đến những khách hàng trực tuyến của mình. Khi bạn làm điều đó, bạn hãy nghĩ xem công ty của bạn sẽ đi đến đâu sau một, hai, năm hay mười năm nữa. Nếu bạn thiết lập một giải pháp thích hợp ngay từ bây giờ thì khi công ty của bạn tăng trưởng và mở rộng, bạn có thể phát triển dựa trên nền móng ban đầu mà không cần phẩi thay đổi cấu trúc của hệ thống.

Hay bạn có thể chọn chiến lược “ăn xổi” như một số công ty khác thường làm. Chiến lược này có thể giúp bạn tham gia vào thị trường một cách nhanh hơn với mức chi phí thấp hơn nhưng về lâu dài thì chiến lược này đòi hỏi mức chi phí cao hơn vì bạn phải làm lại từ đầu khi mà doanh nghiệp của bạn phát triển (mà với tốc độ thay đổi hiện nay thì điều này sẽ diễn ra trong vòng một năm nữa). Dù chọn cách này đi nữa bạn cũng cần phải lập kế hoạch.

Khi bạn xây dựng kế hoạch của mìmh, việc đầu tiên mà bạn nên làm là tạo lập văn bản yêu cầu. Vào thời điểm này, tốt hơn hết là hãy thu hút tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp cùng tham gia. Bằng cách này bạn sẽ khiến mọi người tham gia ngay từ đầu, chứ không phải là khi đã quá muộn. Bạn cũng sẽ có được những người thực sự biết rằng cần phải mất bao lâu để giúp bạn tìm ra phương pháp lập chương trình khả thi và những dự tính về ngân sách. Ưu điểm khác của chiến lược này là nó đẩy nhanh quá trình thảo luận những ý kiến hay những xung đột tiềm tàng. Điều bạn muốn sau cùng là anh chàng nào đó tên là Frank ở bộ phận cung cấp hàng thông báo với bạn một tuần trước khi đem giới thiệu sản phẩm là các số sản phẩm mà bạn đã gửi cho anh ta dài quá ba ký tự.

Để tránh tình trạng này, bạn hãy làm thế nào để mọi người cùng tham gia thảo luận về “Ngày khai trương”. Những thông tin bạn cần thu thập có thể mô hình hóa thành một chu kỳ mô tả toàn bộ quá trình bán hàng và marketing của bạn. Mỗi giai đoạn của chu kỳ này có thể là cơ sở để thảo luận.

4. Chu kỳ bán hàng và marketing

Khách hàng: Những ai là khách hàng mục tiêu của bạn và họ muốn gì? Nhận thức và quảng bá: Làm thế nào để khách hàng biết đến cửa hàng của bạn ? Làm thế nào để khi biết rồi họ sẽ quay lại?

Bán hàng: Bạn sẽ chào bán sản phẩm gì và bạn sẽ đặt và giới thiệu chúng cho khách hàng như thế nào?

Dịch vụ bán hàng: Bạn sẽ giải đáp các câu hỏi và giải quyết những vấn đề của khách hàng như thế nào?

Khuyến mại: Bạn sẽ xúc tiến bán hàng và dịch vụ như thế nào để khuyến khích khách hàng mua hàng?

Thực hiện giao dịch: Bạn sẽ thực hiện đơn đặt hàng, các vấn đề về thuế và đưa sản phẩm ra thị trường cũng như thanh toán như thế nào?

Cung cấp hàng: Bạn sẽ chuyển đơn đặt hàng đến trung tâm cung cấp như thế nào?

Dịch vụ hậu mãi: Bạn sẽ cung cấp dịch vụ và giải đáp các câu hỏi của khách hàng như thế nào sau khi bán hàng?

Dữ liệu marketing và phân tích: Bạn sẽ thu thập thông tin gì về khách hàng, bán hàng và xu hướng quảng bá? Bạn sẽ sử dụng thông tin đó như thế nào để đưa ra quyết định?

Nhãn hiệu: Bạn sẽ liên lạc với khách hàng như thế nào trong mối tương tác trên nhằm củng cố hình ảnh nhất quán về công ty?

5. Thực hiện Văn bản “những nguyên tắc kinh doanh”

Hãy nói tất các bước thực hiện trước và sau mỗi giao dịch trong Ngày Khai trương. Thu thập ý kiến. Hãy thảo luận những giới hạn và thu thập những thông tin thô mà bạn cần để phát triển kế hoạch thương mại điện tử của mình. Chúng tôi đã tạo ra một bản “Nguyên tắc kinh doanh” để bạn sử dụng trong khi họp với nhóm của bạn nhằm duy trì việc đóng góp ý kiến và phát huy ý kiến tập thể để giải quyết vấn đề. Đó không phải là danh mục kiểm tra mà chỉ đơn thuần là một tài liệu về các vấn đề mà bạn nên cân nhắc khi phát triển kế hoạch cho trang web thương mại điện tử. Bạn hãy in tài liệu này ra, đưa vào máy chiếu overhead projector (OHP), đánh dấu trên bảng và sử dụng nó để phát huy ý kiến và sáng kiến mới của mình.

Sau khi bạn đã có đầy đủ những thông tin thô mà bạn cần, bây giờ là lúc chọn cái gì làm trước. Bạn không thể thực hiện cùng một lúc tất cả những gì bạn muốn ngay trong lần đầu ra mắt cửa hàng của bạn bởi những giới hạn về ngân sách hay thời gian hay bởi lý do là bạn là người duy nhất thực hiện dự án này và đã ba đêm nay bạn chưa hề chợp mắt. Hãy sắp xếp những gì bạn muốn một cách tuần tự. Với tuần tự đó, bạn có thể tạo lập một Văn bản Những yêu cầu.

6. Văn bản Những yêu cầu

Quay trở lại với Tập đoàn Chíp máy tính, Giám đốc Điều hành của bạn quyết định rằng tốt hơn hết version đầu tiên của dự án phải tập trung vào việc xây dựng cơ sở khách hàng trực tuyến của công ty thông qua việc xúc tiến dịch vụ www.ramforless.com. Sau đó, một khi một khối lượng đơn đặt hàng đã ổn định, công ty cam kết sẽ dành nguồn lực đầu tư cho việc tự động hóa hệ thống văn phòng và giao hàng. “Đến khi đó, chúng ta sẽ chốt lại các đơn đặt hàng.” Đôi mắt của nhà quản lý sẽ mở to và ông ta sẽ ghi chú để đặt ra những yêu cầu công việc nhập dữ liệu mới. Còn bạn thì sao? Bạn sẽ thở phào một cái vì từ bây giờ bạn sẽ không phải làm việc với hệ thống máy tính đáng sợ của thập kỷ 1970 mà thực hiện các quá trình nhập đơn đặt hàng và giao hàng.

Với những ưu tiên được sắp xếp tuần tự, Văn bản Yêu cầu sơ bộ của ramforless.com đã hoàn tất. (Tuy nhiên, bạn phải lưu ý rằng kế hoạch của bạn có thể cần phải chi tiết hơn và có thể phải sửa đổi đôi chút).

 

( Sưu tầm trên Internet )

Bài thuộc chuyên đề: Hướng dẫn thương mại điện tử cho doanh nghiệp, cá nhân - Bài giảng của Kevin Hakman