Kevin Hakman: Hướng dẫn thương mại điện tử cho doanh nghiệp, cá nhân - Cách thức thực hiện giao dịch

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Bài 3 - Cách thức thực hiện giao dịch

Vậy là khách hàng đã có đầy hàng hóa của bạn trong cart mua hàng của họ rồi. Xin chúc mừng bạn! Nhưng xin bạn hãy đừng đếm cua trong lỗ: Vì bạn còn rất nhiều việc phải làm trước khi thực hiện các cuộc bán hàng đó. Bạn sẽ chưa thể gửi hàng cho khách hàng chừng nào bạn chưa tính toán được hết các khả năng. Và quan trọng hơn, bạn cần phải biết rằng khách hàng có đủ tiền để trả không. Vì vậy, trước khi chấp thuận các đơn đặt hàng của khách, bạn cần phải tính thuế, chi phí vận chuyển, và xử lý các phương thức thanh toán mà khách hàng muốn một cách bảo đảm.

Nhờ có một số công ty sản xuất phấn mềm đã bỏ ra rất nhiều công sức trong các năm qua nên công đoạn lựa chọn giải pháp phần mềm để phát triển thương mại điện tử đã trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đôi khi các giải pháp dựng sẵn này lại không tương thích như bạn đã trông đợi.

Điều quan trọng là phải tìm ra giải pháp nào phù hợp với công ty và khách hàng của bạn, đồng thời tương thích với bất cứ đề án thương mại điện tử hay ngôn ngữ lập trình ứng dụng thông thường nào mà bạn sẽ chọn lựa trong bài 4. Do bạn phải cân đối giữa phương án thương mại điện tử và các giải pháp phần mềm tương thích, tốt nhất bạn hãy kiểm tra toàn bộ những chọn lựa trong bài này cũng như bài 4 trước khi ra quyết định lựa chọn công nghệ nào.

Trước hết, chúng ta hãy cùng nghiên cứu một vấn đề rất gai góc đó là các sắc thuế.

Thuế

Việc nắm được những quy định, loại hàng nào được miễn thuế, áp dụng cho từng địa phương và các trường hợp ngoại lệ là một vấn đề. Nhưng bạn hãy đợi đã, vì vẫn còn có nhiều vấn đề khác nữa. Và bạn vẫn phải tìm ra cho mình mức phí phù hợp.

Chỉ riêng California thôi cũng có hàng trăm thuế suất khác nhau rồi. Trước hết, đó là mức thuế của bang. Tại các quận khác nhau, mức thuế suất cũng khác nhau. Ở một số thành phố, người ta thường tăng thêm vài phần trăm vào thuế suất. Mức thuế suất ở mỗi bang cũng vì thế mà khác nhau. Và nếu như bạn thực hiện nghiệp vụ kinh doanh quốc tế, thì mọi chuyện sẽ trở nên phức tạp hơn bởi thuế quan, phí hải quan và một số loại lệ phí khác.

Song song những thuế suất được định khác nhau, bạn còn phải đương đầu với khó khăn khác đó là “nexus”. Nexus là một thuật ngữ thuộc ngành luật được định nghĩa là “địa điểm bạn kinh doanh”. Ở Mỹ, bạn phải báo cáo, thu và đóng thuế bán hàng ở tất cả các bang mà bạn có “nexus”. Điều quan trọng là “nexus” là một thuật ngữ thuộc nghành luật nên bạn có thể tham khảo ý kiến của luật sư phụ trách lĩnh vực thuế ở công ty bạn về vấn đề này.

Bạn nên làm việc với luật sư để đề ra một chính sách thuế. Tất nhiên, bạn có thể làm như Apple đã làm khi họ khai trương cửa hàng trực tuyến đầu tiên cách đây vài năm. Bằng cách đó bạn chỉ cần thông báo: “Một mức thuế bán hàng sẽ được thêm vào đơn đặt hàng của bạn” và sau đó hãy để một nhân viên nào đó, thường thì bộ phận giao dịch, tính toán cho bạn bằng cách sử dụng hệ thống tính thuế đã có sẵn.

Tuy nhiên, để chắc chắn rằng khách hàng của bạn có thể thanh toán toàn bộ số tiền ghi trong đơn đặt hàng trước khi bạn xử lý các đơn đặt hàng này thì bạn sẽ phải tự mình tính mức thuế. Hiện nay có rất nhiều giải pháp và dịch vụ có thể tự động tính thuế cho bạn.

Taxware thực hiện tính toán thuế trong phạm vi trong nước và quốc tế thông qua Internet hoặc như là một mô đun phần mềm độc lập.

CyberSource tích hợp thuế và các thuộc tính khác của giao dịch dựa trên cơ sở dịch vụ yêu cầu, có nghĩa là bạn có thể vào phần mềm của hãng này qua Internet mà không cần phải cài đặt phần mềm này trên hệ thống của mình.

Cả hai giải pháp này đều có những ưu và nhược điểm riêng, chúng luôn được cải tiến và nâng cấp. Vì vậy, bạn phải bỏ chút công sức để tìm hiểu xem giải pháp nào là phù hợp với kế hoạch của bạn nhất. Bạn có thể truy cập vào trang Web của hai công ty này để xem những thuộc tính của phần mềm mà họ đưa ra cũng như các hệ thống thương mại điện tử (xem trong bài 4) mà các phần mềm này tương thích. Bạn hãy tìm hiểu xem khách hàng của các công ty này có giống bạn không. Bạn có thể gửi email đến những công ty đang sử dụng phần mềm để nắm được khả năng thỏa mãn của chúng.

Tuy nhiên, khi bạn đã giải quyết xong vấn đề thuế, thách thức tiếp theo của bạn là làm thế nào để đưa hàng đến tay khách hàng và với mức phí dịch vụ là bao nhiêu.

Giao hàng

Một trong những điều quan trọng nhất về giao hàng bạn phải ghi nhớ là chi phí giao hàng không nhất thiết là khoản tiền mà bạn sẽ thu của khách hàng. Mức chi phí thực sự của bạn có thể liên quan đến việc đem lại dịch vụ khách hàng thuận tiện.

Chẳng hạn như, Webvan thường áp dụng chính sách giao hàng miễn phí đối với những đơn đặt hàng có giá trị nhất định. Đây là chiến lược mở rộng quy mô trung bình của các đơn đặt hàng.

Có rất nhiều hãng kinh doanh trực tuyến đã áp dụng biện pháp thu một mức phí giao hàng cố định dựa trên giá trị của đơn đặt hàng và sự lựa chọn về tốc độ giao hàng (thông thường, nhanh, và nhanh nhất) của khách hàng.

Bạn nên sử dụng chiến thuật nào? Một lần nữa bạn sẽ phải nghiên cứu xem biện pháp nào là phù hợp nhất với khách hàng của bạn. Dưới đây là một số đề án và dịch vụ có thể giúp bạn nghiên cứu và quyết định.

•    Tandata thực hiện tính phí giao hàng dựa trên bảng tính phí giao hàng được cập nhật bởi các công ty giao nhận bưu phẩm lớn. Và sản phẩm Progistics Merchant có thể sự dụng được với hệ thống thương mại điện tử khác nhau. (xem trong bài 4)

•    UPS và FedEx đã mở rộng giao diện của mình cho các chủ dự án thông qua Internet. Các phương án xây dựng cửa hàng có sẵn dưới dạng dựng sẵn cho các dịch vụ này. (Để biết thêm chi tiết, bạn hãy truy cập vào trang web của các công ty này).

Một vấn đề quan trọng khác bạn cần ghi nhớ là phí giao hàng phụ thuộc vào trọng lượng hàng hóa. Nếu bạn bán một lô hàng với ít nhất một sản phẩm thì bạn phải có cách để cung cấp các thông tin về trọng lượng của mỗi một sản phẩm với các giải pháp giao hàng mà khách hàng của bạn lựa chọn.

Bạn cũng cần phải cung cấp địa chỉ mà bưu kiện sẽ được gửi đến hay đi. Bạn hãy đừng quên hỏi khách hàng của mình xem họ thích sử dụng loại hình giao hàng nào, nhanh hay chậm. Khách hàng sẽ đánh giá cao việc làm đó của bạn.

Trước khi bạn bắt đầu giao hàng, bạn cần phải thu tiền thanh toán.

Phương thức thanh toán

Có rất nhiều lựa chọn khi thanh toán. Thẻ tín dụng, thẻ nợ, đơn đặt hàng, tài khoản khách hàng. Nhưng phần lớn các giao dịch thưong mại điện tử sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán.

Tuy nhiên, việc thanh toán bằng thẻ tín dụng cũng có đôi chỗ phức tạp. Bởi vì, phương thức này liên quan tới nhiều đối tượng tham gia bao gồm bạn (người bán), ngân hàng phục vụ bạn, khách hàng và các ngân hàng phục vụ họ, các công ty phát hành thẻ và các ngân hàng bảo lãnh. Các đối tượng này phải hợp tác chặt chẽ với nhau trước khi tiền của khách hàng được chuyển vào tài khoản của bạn. Bạn cần biết chắc chắn rằng các bên đều cảm thấy hài lòng trong toàn bộ quá trình vốn có nhiều vấn đề phải xem xét.

Có một vấn đề rất quan trọng là bạn đừng bao giờ yêu cầu thanh toán khi hàng chưa được giao đến tay người mua. Bạn có thể đặt câu hỏi: “Hả? Nhưng tôi có thể thu tiền ngay khi họ cung cấp số PIN của thẻ cho tôi kia mà?”. Thế là sai đấy! Nếu bạn đã tham gia kinh doanh đơn đặt hàng qua thư, thì bạn sẽ hiểu nguyên tắc này. Về mặt kỹ thuật, bạn không được phép chuyển ngay tiền vào tài khoản của mình trừ phi hàng đã được giao đến khách hàng ngay trong ngày. Tại các cửa hàng ngoài thực tế, việc giao hàng và thanh toán được tiến hành đồng thời. Người bán sẽ thực hiện việc trừ tiền trên thẻ của người mua, còn khách hàng sẽ ra về với những túi đầy ắp hàng.

Nhưng khi bạn bán hàng từ xa, chẳng hạn như qua Internet (trừ những trường hợp bàn giao hàng là phần mềm và nội dung trực tuyến ngay tức thì), bạn không thể trừ tiền trong thẻ của khách khi bạn chưa hoàn tất quá trình thực hiện việc chọn lựa, đóng gói và giao hàng cho họ. Do đó, dưới đây là những giao dịch dùng thẻ tín dụng hay được thực hiện qua Internet nhất:

1/ Sự xác thực: Sẽ là rất tốt nếu bạn biết chắc rằng những thẻ tín dụng là bạn chấp nhập để thanh toán có đúng số PIN và thực sự được phát hành chứ không phải là bị báo là đã bị đánh cắp.

2/ Cho phép: Quá trình này sẽ kiểm tra xem tài khoản có đủ tiền để thanh toán hay không. Nếu tài khoản có đủ tiền, bạn có thể dành riêng số tiền trên tài khoản đó ra. Tuy nhiên, bạn hãy chờ đã – bạn vẫn chưa thể nhận được tiền.

3/ Thanh toán: Một khi bạn đã vận chuyển và giao hàng đến người mua thì hãy thông báo cho các ngân hàng biết. Các ngân hàng sẽ thực hiện quá trình thanh toán số tiền mà bạn đã dành riêng từ trước. Và tiền sau khi qua tay một số ngân hàng và các bên trung gian sẽ được chuyển vào tài khoản của bạn.

Đó là cách thức thực hiện giao dịch qua Internet. Nhưng có thể có các vấn đề khác phát sinh. Chẳng hạn như bạn sẽ xử lý phần lợi nhuận như thế nào? Bạn sẽ bán hàng từng phần thế nào? Bạn sẽ làm gì với các đơn đặt hàng chưa thực hiện? Bạn sẽ thực hiện các đơn đặt hàng từng phần ra sao? Hãy tính trước những vấn đề này khi bạn lựa chọn giải pháp cho việc thanh toán.

Hiện nay, đang có một số ứng dụng được chào bán trên thị trường. Hầu hết các ứng dụng này đã được cải tiến trong những năm gần đây và đã được thử nghiệm với những điều kiện khác nhau. Bạn có thể tìm các thông tin thêm trên các trang web sau:

•   CyberCash
•   Verifone
•  CyberSource

Một phương thức thanh toán khác đã trở nên rất phổ biến trong thời kỳ Ebay là Paypal. Phương thức này cho phép người ta rút tiền từ các tài khoản ngân hàng hay các thẻ tín dụng của mình và gửi qua thư điện tử. Các cá nhân được sử dụng Paypal miễn phí, tuy nhiên các doanh nghiệp phải chịu một khoản phí nhất định khi gửi hoặc nhận tiền. Neteller là một dịch vụ tương tự.

Vì tiền được chuyển đến và chuyển đi qua Internet nên có nhiều khách hàng cũng như người bán lo ngại rằng các giao dịch sẽ không an toàn và rằng các hacker sẽ ăn trộm tiền của họ. Trong khi rất nhiều số giải pháp được liệt kê kể trên sử dụng chuẩn giao dịch điện tử bảo mật (Secure electronic transaction – SET), trong đó bao gồm các biện pháp bảo mật và những công nghệ chống làm giả, có một giải pháp khác có thể giúp bạn biết chắc rằng các giao dịch của bạn được bảo mật.

Khối bảo mật

Khi Netscape giới thiệu SSL (secure socket layer) trong trình duyệt Nevigator phổ biến của họ vào năm 1995, hãng này đã mở đường cho phần đông công chúng tiếp cận với bảo mật thông tin trực tuyến. SSL là công nghệ mã hóa làm đảo lộn trật tự của một message và chỉ có người nhận mới có thể sắp xếp lại trật tự đó bằng cách sử dụng các công nghệ do RSA Security tạo ra. URLs thường bắt đầu với “https://” cũng đang sử dụng SSL. (Chúng ta hãy coi “s” là viết tắt của “secure”).

Công nghệ này rất hữu ích cho những ai kinh doanh trực tuyến vì nó giúp họ giảm bớt được những rủi ro trong giao dịch đồng thời làm tăng lòng tin của khách hàng. Mọi người sẽ chỉ sẵn lòng cung cấp các thông tin về thẻ tín dụng của họ khi biết chắc rằng sẽ không có ai biết được các thông tin này trừ người bán hàng cho họ.

Để thực hiện công nghệ mã hóa này, bạn cần phải khởi động SSL trên máy chủ web của bạn. Tuy nhiên, vấn đề là ở chỗ nếu SSL được cài đặt trên máy chủ, thì nó sẽ chỉ làm việc với các trình duyệt dễ sử dụng SSL. Hiện tại, phần lớn các trình duyệt đều hỗ trợ SSL nhưng vẫn còn có những phiên bản cũ của trình duyệt AOL không hỗ trợ SSL. Vì thế, bạn sẽ phải nghiên cứu xem khách hàng của bạn sử dụng trình duyệt nào để từ đó quyết định cách thức sử dụng tốt nhất.

Để cho SSL hoạt động, bạn cần có một ID số (còn được biết tới như là giấy cho phép) do một bên thứ ba được ủy thác có thể xác nhận ID của bạn cung cấp. Chứng nhận của bạn giống như là passport hay giấy phép lái xe. Đó là một dạng thẻ căn cước mà một ai có uy tín xác nhận rằng bạn chính là người mà bạn nói là bạn. Bạn có thể lấy chứng nhận này ở các công ty như là Versign.

Khi bạn đã có chứng nhận này, hãy tham khảo thông tin cài đặt trong phần hỗ trợ về máy chủ web. Trong trường hợp bạn đang làm host với một bên thứ ba, hãy gửi chứng nhận của bạn cho họ, hoặc có thể sử dụng chứng nhận của họ.

Một khi bạn đã được bảo mật, công việc tiếp theo của bạn sẽ là kinh doanh. Còn bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các giải pháp mà ramforless.com đã chọn nhé!

Trở lại với Ramforless.com

Những đòi hỏi đặt ra với ramforless.com thật đơn giản. Thật may vì bạn đã quyết định sắp xếp lại các đơn đặt hàng vào một hệ thống máy tính đã tính sẵn thuế, chi phí giao hàng và đã kiểm tra thẻ tín dụng. Tuy nhiên, để cho khách hàng của bạn hài lòng, bạn hãy cho họ biết chính xác số tiền mà bạn sẽ trừ trên thẻ tín dụng của họ. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải hiển thị ngay tổng tiền thuế và phí giao hàng lên trang của bạn cho khách hàng biết.

Việc tập đoàn chip máy tính có trụ sở tại Thung lũng Silicon nhưng các sở sản xuất lại đóng tại Califonia, New York và Iowa, nơi mà các sản phẩm của công ty được cất trữ và từ đó được cung cấp cho các bang khác, đã làm cho mọi việc trở nên phức tạp hơn. Terry, luật sư phụ trách thuế của tập đoàn, nói rằng bạn sẽ phải thu và thanh toán thuế cho bất cứ đơn đặt hàng nàođược giao đến các bang kể trên bất kể bạn sẽ lấy hàng ở đâu.

Trong khi vận chuyển và giao hàng, anh chàng nào đó có tên là Frank ở bộ phận thực hiện giao hàng muốn bạn cộng thêm mức phí giao hàng vào với chi phí vận chuyển. Vì thế, anh ta đề nghị bạn giữ cho mọi việc diễn ra một cách dễ dàng và suôn sẻ bằng cách đưa ra một mức phí mặt bằng đối với các đơn đặt hàng với một số lượng nhất định cần phải đóng gói và vận chuyển. Phụ thu sẽ được tính thêm vào giá vận chuyển nhanh:
 

Cô Amy ở phòng kế toán cho bạn biết rằng cô ta có thể xử lý việc ghi nợ trên các thẻ tín dụng thông qua hệ thống hiện có, nhưng bạn vẫn cần phải làm thế nào đó để biết chắc rằng các số của thẻ tín dụng được chuyển đến đây phải được bảo mật.

Do đó, bạn cần phải thực hiện rất nhiều quy tắc kinh doanh. Tiền thuế cần phải tinh tự động, việc vận chuyển được thực hiện hoàn toàn như thông thường, còn thẻ tín dụng được xử lý một phần nào đó thôi. Và bạn phải làm cách nào đó để kết nối các công đoạn này với nhau. Quan trọng hơn cả là bạn cần thực hiện nó một cách tiết kiệm.

Và thế là bạn phải làm việc nhiều hơn là việc đơn thuần sử dụng một giải pháp thương mại điện tử dựng sẵn. Bạn cần phải nghiên cứu thêm rồi sau đó quyết định bạn nên xây dựng, thuê, hay mua giải pháp thương mại điện tử cho mình. Tuy nhiên, đừng lo. Tôi sẽ hướng dẫn bạn xem qua tất các phương án này trong bài giảng số 4. Vậy là, chẳng mấy chốc bạn sẽ có thể thực hiện được kế hoạch của mình.
 

( Sưu tầm trên Internet )