Một số thay đổi đáng giá mà Microsoft thực hiện trên cấp độ tổng thể cho Office 2010 điển hình có thể kể đến là hệ thống menu Ribbon hoàn toàn mới. Không như Office 2007, trong Office 2010 Ribbon có một hệ thống menu đồng nhất trên toàn bộ các tiện ích. Thêm vào đó, người dùng cũng có thể tùy biến bằng cách thêm/bớt các tab, ẩn hoặc di chuyển tới các vị trí khác nhau hoặc thậm chí là đổi tên theo ý muốn.

Một tính năng mới nữa của Office 2010 mà Microsoft đặt tên là Backstage View cũng rất đáng quan tâm. Trong bất cứ ứng dụng Office nào, khi bạn nhấn vào nút File, một menu - hay đúng hơn là thanh công cụ với đầy đủ các tính năng cơ bản - sẽ hiện ra, ví dụ như lưu tài liệu, in ấn, chia sẻ, xem thông tin... Đây là cách tiện lợi để người dùng truy cập các tính năng quan trọng hoặc cần thiết nhưng bị chia cách ở các menu khác nhau. Những gì bạn thấy ở Backstage View sẽ thay đổi tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn sử dụng.

Đây là điểm mới so với menu cũ. Đáng chú ý là tùy chọn Save & Send cho phép người dùng đưa tập tin đang xử lý lên cùng email, đưa tới máy chủ SharePoint, lưu vào ổ trực tuyến SkyDrive của Microsoft hoặc thậm chí là đưa lên blog. Backstage View cũng có thể được mở rộng tính năng thông qua các add-in của hãng thứ ba. Đáng chú ý, hệ thống “đồng tác giả” (Co-authoring) sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu và làm việc nhóm trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết.
 

 

Một yếu tố quan trọng của Office 2010 chính là khả năng quản lý các phiên bản. Trong khi người dùng Mac có tính năng này ở diện rộng hơn (trên toàn bộ các ứng dụng) thông qua Time Machine thì Microsoft mới chỉ bổ sung cho Office trong phiên bản 2010. Tuy nhiên, đây là điều rất đáng hoan nghênh. Người dùng có thể duyệt qua một danh sách các phiên bản trước đây của tài liệu mình đang xử lý và chọn đối tượng phù hợp. Các phiên bản thay đổi này sẽ được Office lưu hoàn toàn tự động và giúp người dùng không mất nhiều thời gian vào việc lưu nhiều bản thảo khác nhau sau mỗi chuyển đổi quan trọng như hiện nay.

Trong phiên bản các phiên bản Office, Word luôn là thành phần quan trọng nhất. Sự kết hợp giữa Ribbon và Word thực tế ngày càng nhận được nhiều sự đồng thuận từ phía người dùng hơn - đúng như kế dự định của Microsoft. Với Word 2010, người dùng sẽ có thanh công cụ mới được tinh chỉnh lại tốt hơn và cho phép định dạng văn bản hiệu quả hơn. Khi đi kèm với tính năng nhỏ như việc di con trỏ chuột lên văn bản sẽ hiển thị hiệu ứng mới, chúng sẽ đem lại cho người dùng khả năng làm việc tốt hơn. Các tính năng như Word Art hay Text Effects cũng được cải thiện. Với Word Art, người dùng có thể tạo ra các ký tự 3D cơ bản nhưng không thể thay đổi được các yếu tố từ trước khi thiết kế. Thay vào đó, các tính năng hướng thiết kế xuất bản này được Microsoft chuyển vào bộ Office 2010 thông qua Publisher 2010.

Khả năng xuất văn bản và tìm kiếm văn bản cũng được cải tiến mở rộng trong Word 2010. BackStage View cho phép người dùng đưa văn bản lên blog, gửi qua email hay chia sẻ qua Office Web Apps / Office Sharepoint Server tùy ý...
 

So với các “anh em” khác trong Office 2010, Excel 2010 ít được cải tiến. Tuy nhiên, nó vẫn có đủ các tính năng mới ở diện rộng như đã đề cập ở trên như BackStage View hay Ribbon. Excel 2010 cũng có một số cải tiến nhỏ, ví dụ như Sparklines - đồ thị nhỏ ở cấp độ từng ô tính mà người dùng có thể tích hợp vào cạnh số liệu để trực quan hơn. Ngoài ra, Slicer cho phép lọc và hiển thị các dữ liệu cũng như tạo ra các bảng theo dõi nhiều dữ liệu cùng lúc; Conditional Formatting giúp định dạng một khoảng ô tính và thay đổi tùy theo giá trị hoặc công thức với vô số các kiểu hình và biểu tượng mới. Đáng chú ý, tương tự các ứng dụng Office 2010 khác, Excel được bổ sung nhiều công cụ chia sẻ dữ liệu, đặc biệt là giữa nhóm làm việc. Một add-in quan trọng mà người dùng có thể quan tâm là PowerPivot nhằm mở rộng khả năng của Excel khi xử lý các bảng tính với lượng dữ liệu khổng lồ.
 

Những thành phần quan trọng khác của Office 2010 như Outlook, PowerPoint, Access... chúng tôi sẽ đề cập trong số báo sau.

[ Trở về]