Bạn có thể thấy các thư mục tìm kiếm này từ thanh panel bên trái trong giao diện làm việc của Outlook. Bạn cũng có thể tạo một thư mục tìm kiếm mới bằng cách nhấn chuột phải vào mục Search Folders trên thanh panel hoặc vào thẻ Folder trên thanh ribbon và nhấn chuột vào New Search Folder. Một cửa sổ có tên là New Search Folder hiện ra, tại đây, bạn hãy xác định các tiêu chuẩn cho các tin nhắn mà bạn muốn xem bên trong thư mục - ví dụ, các thông điệp đến và đi từ một địa chỉ mail quan trọng (xác định trong mục Search mail in), bạn có thể cho vào một thư mục tìm kiếm tên là Urgent Mail (email khẩn cấp). Sau cùng, nhấn OK để xác nhận.

Tuy nhiên, để tiện cho việc quản lý, bạn nên tiến hành đặt tên và xác định lại màu sắc cho các danh mục trong Outlook để tạo sự thuận tiện trong quá trình gửi và nhận email. Để đổi tên các danh mục, bạn vào thẻ Home, hãy nhấn vào tùy chọn Categorize trong mục Tags, sau đó nhấp vào All Categories… Một hộp thoại có tên là Color Categories xuất hiện, tại đây, bạn hãy chọn tên của danh mục cần thay đổi rồi nhấn nút Rename, bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi màu sắc cho danh mục bằng cách chọn một màu trong mục Color. Sau cùng, nhấn OK để xác nhận.